GoDialog til frivilligsamtaler

FUS.png
 

1. Gratis dialogdagsorden til frivillige

Den gratis dialogdagorden er en hjælp til dig, som er frivillig og som ønsker en samtale med din frivilligkoordinator eller en leder, dér hvor du er frivillig. Frivillig-dialogerne skulle også gerne være en hjælp til dig, som har ansvaret for at indgå aftaler med frivillige. 

Vores ambition er - i samarbejde med organisationerne på området og med de input vi får fra brugerne - at udarbejde forslag forskellige samtaletyper. Du må meget gerne sende os forslag til samtaleemner, der er brug for i den institution/NGO (fx. en bistandsorganisation) hvor du er og/eller forslag til forskellige typer af samtaler fx. rekrutteringssamtalen eller "den svære samtale". 

Samtaleskemaerne til frivillig-dialogerne er dynamiske: Du kan redigere og bruge dem efter behov. Hver gang et samtaleskema bliver brugt, registrer vi hvilke dialogemner der anvendes og hvilke der tilføjes. De nye dialogemner bruger vi til løbende at opdatere de forskellige samtaleskemaer. 

Lav din egen dagsorden

Klik på dagsordenen nedenfor, ret den til, print resultatet og tag et par kopier af dagsordenen med til samtalen.  

Hver gang en dagsorden bliver brugt, registrer vi hvilke dialogemner der anvendes og hvilke der tilføjes. De nye dialogemner bruger vi til løbende at opdatere de forskellige dagsordener. 

2. GoDialog til organisationer der anvender frivillige

I forbindelse med Competencehouses arbejde med at udvikle et dialogværktøj - der kan understøtte det frivillige arbejde - har vi gennemført 6 fokusgruppeinterviews og 23 almindelige interviews med frivillige om deres ønsker til foreningers og offentlige institutioners HR-strategi for frivillighedsområdet. Interviewene, som er gennemført i perioden august 2012 til marts 2014, omfatter 66 frivillige fra idrætsforeninger, bistandsorganisationer, patientforeninger, selvejende institutioner, plejehjem, teatre og museer. Vi har tilsvarende interviewet ledelsen og en række frivilligkoordinatorer.

De interviewede er blevet spurgt om deres behov for at få dokumenteret deres frivillige arbejde, deres syn på frivilliges kompetencer samt deres ønsker om at få indflydelse på egen opgaveportefølje, på arbejdstilrettelæggelsen og på foreningernes/institutionernes mål og strategi. Endelig er de frivillige blevet spurgt om deres syn på den tilbagemelding de får på deres indsats.  

Resultatet af undersøgelsen er anvendt til at udvikle GoDialog til organisationer der anvender frivillige, som er beskrevet nedenfor.

GoDialog til organisationer der bruger frivillige

  • Understøtter systematisk dialog med frivillige om de emner, som undersøgelser viser, at frivillige er interesseret i.
  • Giver de frivillige et frivillig-CV, som er et papir på og dokumentation af de opgaver de har løst i året der er gået, og de udviklingsaktiviteter den frivillige måtte have deltaget i.
  • Giver ledelsesinformation med en opgaveoversigt indeholdende de aftaler der er indgået om kommende opgaver og med et frivilligregnskab der viser, hvor mange timer de frivillige har anvendt på de forskellige opgavetyper, og hvordan de vurderer effekten af deres egen indsats.

Processen

Processen har 5 trin:

  1. Den frivillige logger ind på GoDialog og bliver her præsenteret for de samtaleemner som den organisation/institution den frivillige er tilknyttet har oprettet og de aftaler der er indgået ved forrige dialog.
  2. Den frivillige klikker på og kommenterer de samtaleemner som den frivillige finder relevante og tilføjer evt. andre emner. Derudover angiver den frivillige om gamle aftaler er gennemført og vurderer nytten af aftalerne.
  3. Når den frivillige har givet sit input og klikket send, modtager frivilligkoordinatoren og den frivillige en mail med de kommenterede samtaleemner og status på forrige dialogs aftaler i en vedhæftet dialogdagsorden.
  4. Frivilligkoordinatoren og den frivillige holder et dialogmøde. Ved aftalens slutning indgås nye aftaler.
  5. Når frivilligkoordinatoren har klikket godkend på de nye aftaler får den frivillige en mail med sit frivillig-CV vedhæftet.

Frivillig-CV’erne gemmes i et arkiv og der sker en automatisk opfølgning på indgående aftaler ved deadline. Frivilligkoordinatoren får adgang til frivillig-CV’erne, aftaleoversigten og frivilligregnskabet.

Fordele

Organisationer som anvender GoDialog til understøtte dialogmøder med frivillige opnår:

  • At flere frivillige kan fastholdes, fordi de inddrages i planlægningen og udviklingen af det frivillige arbejde og fordi de får papir på deres indsats.
  • At de frivillige føler større ansvar over for aftaler, der indgås på baggrund af en personlig professionel dialog.
  • At der rekrutteres flere nye frivillige på anbefalinger fra andre frivillige.
  • At der skal bruges mindre tid på at dokumentere det frivillige arbejde i forhold til myndigheder, bestyrelser og/eller politikkere.