Samtaleskemaer til MUS-samtaler
De fleste MUS-samtaler tager udgangspunkt i et samtaleskema. Samtaleskemaet fungerer som en dagsorden/huskeliste for samtalerne. Det gælder også LUS-samtaler, PULS-samtaler og TUS-samtaler.
Du kan læse mere om MUS og andre udviklingssamtaler i ‘Guide til den gode MUS-samtale’.
Alle virksomheder, deres ledere og medarbejdere udvikler sig løbende. Dét skal et samtaleskema afspejle. Derfor er et godt samtaleskema alt andet end et fortrykt skema, der genbruges år efter år. Det er tværtimod et dynamisk samtalekatalog.
Det dynamiske samtalekatalog
Det gode samtaleskema ændres i takt med, at virksomhedens mål og strategi ændres. Det er vigtigt, at en virksomhed, som ændrer sine mål ved MUS-samtalerne, har en dialog med alle medarbejdere om, hvilken betydning de nye mål har for den enkelte medarbejders opgaver og udvikling samt om ledelsens og medarbejderens bidrag til at målene nås.
Samtaleskemaets temaer og samtaleemner skal også kunne tilpasses virksomhedens forskellige enheder og faggrupper samt medarbejdernes anciennitet. Det kan fx være relevant, at medarbejderne i en kommunikationsafdeling har en dialog om brugen af intranettet i den interne kommunikation. Tilsvarende vil det for medarbejderne i teamlederfaggruppen være oplagt at have et samtaletema om faglig ledelse. Anciennitet har især betydning for nyansatte medarbejderes og seniorers MUS, hvor det vil være relevant at have samtaleemner, som adresserer deres særlige arbejdsvilkår.
Det kan også give mening, at enkelte samtaletemaer og/eller samtalespørgsmål gøres obligatoriske, fx fordi virksomheden står midt i en kulturforandringsproces eller en større organisationsændring, hvor det er vigtigt, at alle har en dialog om ændringerne. Vi anbefaler, at et obligatorisk samtaletema altid suppleres med muligheden for, at ledere og medarbejdere kan tilføje egne samtaleemner knyttet til det obligatoriske tema.
Sidst, men ikke mindst, skal det være muligt at tilpasse en eller flere samtaleemner til den enkelte medarbejder og muligt for både leder og medarbejder at tilføje private huskenoter til de enkelte samtaleemner og/eller samtalespørgsmål.
Med GoDialog får I adgang til et dynamisk samtalekatalog, hvor samtaleskemaerne kan tilpasses din virksomheds enheder, jeres faggrupper, forskellige anciennitetsgrupper, og hvor den enkelte leder og medarbejder kan kommentere samtaleemner, tilføje nye emner og private huskenoter.
Billedbaseret samtaleskema, dialogkort og fremmedsprog
De fleste samtaleskemaer består af en række samtaleemner med tilhørende samtalespørgsmål formuleret på dansk eller engelsk. For nogle virksomheder kan det være relevant at supplere eller helt erstatte det traditionelle samtaleskema med:
et billedbaseret samtaleskema, hvor alle samtaletemaer med tilhørende spørgsmål er erstattet af en eller to A4-sider med billeder/ikoner forsynet med en uddybende sætning og plads til at skrive private huskenoter ud for hvert billede. Billedbaserede samtaleskemaer egner sig godt til walk & talk samtaler.
Anvender I GoDialog, vil både leder og medarbejder kunne kommentere billederne og skrive private huskenoter.en række dialogkort med tilhørende spørgsmål, der anvendes til at komme omkring en række samtaletemaer. Leder og medarbejder vælger og printer de dialogkort, de ønsker at anvende som dagsorden for MUS-samtalen. Dialogkort er også velegnede til walk & talk samtaler.
Anvender I GoDialog, kan du eller medarbejderen dokumentere MUS-samtalen ved at tage et foto af de anvendte kort og uploade dem i medarbejderes arkiv med udviklingsplaner.et sprogversioneret samtaleskema, hvor leder og medarbejder ser samtaletemaer med tilhørende samtalespørgsmål på hvert deres modersmål.
Anvender I GoDialog, kan I udarbejde samtaleskemaer på forskellige sprog.
Medarbejdere uden digital adgang
Har I medarbejdere, som ikke har digital adgang på arbejdspladsen, anbefaler vi, at I enten giver medarbejderne et print af lederens kommenterede samtaleskema eller et print af alle dialogkort.
Anvender I GoDialog vil de samtaleskemaer, som printes med ledernes kommentarer, automatisk gemmes i medarbejderens arkiv. Anvender I dialogkort, kan lederen efter MUS-samtalen dokumentere samtalen ved at uploade de anvendte dialogkort i medarbejderens arkiv.
Gode råd til udarbejdelse af samtaleskemaer til MUS-samtaler
Fem gode råd til formulering af samtaleskemaer
Begræns antallet af samtaleemner, et skema skal kunne stå på 1 A4-side.
Formuler samtaleemnerne, så de lægger op til refleksion, formuler aldrig et spørgsmål, der kan besvares med et ja eller nej.
Hav kun få obligatoriske samtaleemner, det skaber mere mening for de to, der skal have samtalen.
Sæt plads af til, at leder og medarbejder i forbindelse med deres forberedelse kan kommentere/skrive huskenoter til såvel obligatoriske som valgfri samtaleemner.
Giv altid mulighed for, at leder og medarbejder selv kan formulere et eller to samtaleemner.
Fem gode råd til den løbende justering af samtaleskemaer
Vi anbefaler, at I mindst hvert andet år genbesøger jeres samtaleskema, og reviderer det. Konkret anbefales:
Tilpas til virksomhedens mål og strategi
1. At ledergruppen går virksomhedens mål og strategi igennem, og at eksempelvis HR derefter tilføjer/justerer samtaleemner, der lægger op til refleksioner over, hvad virksomhedens mål betyder for medarbejderens opgaver.
Hvilke emner optager ledere og medarbejdere mest aktuelt
2. At der holdes et møde i ledergruppen og i samarbejdsudvalget for at finde ud af, hvilke emner der optager ledere og medarbejdere i de enkelte enheder. Derefter tilføjer/justerer eksempelvis HR for hver enhed samtaleemner, der inviterer til dialog om de aktuelle emner.
Hvilke emner er vigtigst for de enkelte faggrupper?
3. At ledergruppen og samarbejdsudvalg drøfter, om der er sket eller planlægges væsentlige ændringer i en eller flere faggruppers arbejdsvilkår. I givet fald tilføjes/justeres samtaleemner for de berørte faggrupper; emnerne inviterer til en dialog om ændringerne og deres muligheder og konsekvenser.
Spørgeskemaundersøgelse
4. At I ved brug af et spørgeskema undersøger, om der er samtaletemaer fra forrige MUS, hvor der er behov for at udfolde med flere samtaleemner, og om der er samtaletemaer, der skal sættes på midlertidig pause.
Anvender I GoDialog, får I automatisk data til at kunne foretage denne vurdering.
Alternative måder at gennemføre MUS på
5. At I vurderer, om I for en eller flere medarbejdergrupper vil få større udbytte af jeres MUS-samtaler, hvis de skriftlige samtaleskemaer forsynes med billeder, erstattes af dialogkort og måske holdes som en walk and talk samtale.
Hvordan understøtter GoDialog udarbejdelsen af samtaleskemaer til MUS-samtaler?
Vi har lavet en kort video for at illustrere, hvordan samtaleskemaer til MUS-samtaler foregår i GoDialog.
