Udarbejdelse af udviklingsplaner efter MUS- og PULS-samtaler 

En udviklingsplan er en plan for en medarbejders eller en leders udvikling. De fleste medarbejderes udviklingsplaner udarbejdes på baggrund af en MUS- eller en PULS-samtale. Ledernes udviklingsplaner udarbejdes i forlængelse af en LUS-samtale eller en Leder til Leder dialog.

Du kan læse mere om MUS og andre udviklingssamtaler i ‘Guide til den gode MUS-samtale’.

Udviklingsplaner består typisk af aftaler om udvikling af den enkeltes kompetencer og performance, aftaler om ændringer i arbejdsopgaver og roller samt aftaler om rokering eller andre jobskift.

Nogle organisationer anvender i stedet betegnelsen kompetenceudviklingsplan, som er en plan, der primært har fokus på og indeholder aftaler om udviklingen af medarbejderes og lederes kompetencer.

Hvilke krav er der til udarbejdelse af udviklingsplaner?

På det statslige område er der krav om, at alle ledere og medarbejdere hvert år skal have en udviklingsplan. Ved de årlige medarbejderudviklingssamtaler opstilles og følges der op på konkrete skriftligt og i enighed formulerede strategiske udviklingsmål for den enkelte medarbejder.

På det kommunale område er det et krav, at ledere og medarbejdere hvert år skal have en kompetenceudviklingsplan. Overenskomsterne på det private arbejdsmarked indeholder ikke krav om udviklings- eller kompetenceudviklingsplaner.

Alle virksomheder - offentlige som private - med 10 eller flere ansatte skal etablere en arbejdsmiljøorganisation (AMO) og er ifølge arbejdsmiljøloven forpligtigede til årligt at udarbejde en kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO.

GoDialog

Anvendes GoDialog, får HR og de ledere, der holder MUS, PULS eller udviklingssamtaler med arbejdsmiljørepræsentanter, en oversigt over, hvor stor en andel af alle ledere og medarbejdere, som har en opdateret udviklingsplan i organisationens forskellige enheder (se skærmprint).

Hvilke trin indgår i udarbejdelsen af en udviklingsplan?

Udarbejdelsen af en udviklingsplan indeholder op til 10 trin:

1. En gennemgang af indholdet i og vurdering af effekten af medarbejderens seneste udviklingsplan

2. En gennemgang af indholdet i de afholdte 1:1 samtaler

3. En vurdering af medarbejderens kompetencer

4. En vurdering af medarbejderens performance

5. En vurdering af, hvilken betydning evt. ændringer i virksomhedens mål, struktur, opgaver og/eller teknologi vil få for medarbejderen

6. En vurdering af, hvordan medarbejderen i det kommende år kan bidrage til at virksomheden når sine mål

7. En dialog om medarbejderens behov for og ønsker om udvikling

8. En dialog om og afstemning af medarbejderens forventninger til sin lønudvikling

9. Udarbejdelse af udkast til udviklingsplan

10. Godkendelse af udviklingsplan.

I tabellen nedenfor ses, hvilke trin der er de mest anvendte i MUS, i PULS og i virksomheder, som arbejder med strategisk kompetenceudvikling.

Trin 1

Evaluering af udviklingsplanens effekt

Leder og medarbejder gennemgår de udviklingsaftaler, der fremgår af medarbejderens seneste godkendte udviklingsplan og drøfter følgende spørgsmål:

• I hvilken udstrækning har de udviklingsaftaler, der er gennemført, givet udbytte og bidraget til medarbejderens udvikling?

• Har medarbejderen anvendt det lærte i sin opgaveløsning?

• Har medarbejderen delt sin nye viden med kolleger?

• Hvad er årsagen til, at evt. udviklingsaftaler ikke som forudsat har bidraget til medarbejderens udvikling?

• Hvad er årsagen til, at evt. udviklingsaftaler ikke er gennemført?

På baggrund af evalueringen tages der stilling til, om evt. aflyste udviklingsaftaler skal fornys i den nye udviklingsplan, om der skal gøres en særlig indsats for, at medarbejderen kan anvende det lærte i sin opgaveløsning og/eller dele sin viden med kolleger.

GoDialog
GoDialog har en funktion, hvor medarbejderne kan vurdere udbyttet af gennemførte udviklingsaftaler. HR og ledere får en statistik, der viser, i hvilken udstrækning medarbejdernes forskellige typer udviklingsaftaler har givet medarbejderne udbytte og bidraget til deres udvikling (se skærmbillede).

Trin 2

Gennemgang af indholdet i 1:1 samtalerne

Leder og medarbejder gennemgår dels de udviklingsaftaler, som er indgået ved de 1:1 samtaler, som har været gennemført i årets løb dels de samtalenoter, der er er blevet skrevet ved samtalerne. Udviklingsaftalerne vurderes efter samme ”skabelon” som aftalerne i den seneste udviklingsplan. Samtalenoterne læses igennem for at fange de noter, der måtte være om medarbejderens udvikling og udbytte af sin udviklingsplan.

GoDialog
Anvendes GoDialog samles samtalenoterne i en logbog.

Eksempel på logbog er vist nedenfor.

Trin 3

Vurdering af medarbejderens kompetencer

Vurderingen af en medarbejders kompetencer sker forud for MUS/PULS-samtalen.  Leder og/eller medarbejder vurderer medarbejderens kompetencer typisk på en 5-punkts skala. ”Scoringerne” indgår normalt i samtaleskemaet og drøftes ved MUS/PULS-samtalen. Efter samtalen foretager lederen på baggrund af dialogen de endelige vurderinger af medarbejderens kompetencer. De endelige vurderinger indgår som et bilag til udviklingsplanen.

Vurderingen eller afklaringen af en medarbejders kompetencer omfatter faglige, personlige og ofte også sociale kompetencer. Beskrivelsen af de 5 skalatrin for faglige kompetencer vil ofte være forskellig for de forskellige kompetencer og afspejle, hvad medarbejderen skal kunne mestre på hvert trin. De 5 skalatrin for personlige og sociale kompetencer er normalt ens for alle kompetencer og adresserer ofte medarbejderens udviklingsbehov. En ofte anvendt skala er:

1. Stort udviklingsbehov

2. Vist udviklingsbehov

3. Mindre udviklingsbehov

4. Tilfredsstillende niveau

5. Meget tilfredsstillende niveau

GoDialog
Ved kortlægning af kompetencer i GoDialog kan man give forskellige faggrupper forskellige beskrivelser af, hvad der kræves for en score af en kompetence. Fx vil beskrivelse af kompetenceniveau 2 for kompetencen ”Rehabilitering” være forskellig for en sygeplejerske, en SOSU-assistent og en SOSU-hjælper.

GoDialog indeholder både kompetencestatistikker, oversigter over hvilke medarbejdere, der har hvilke kompetencer samt en mulighed for at oprette kompetenceprofiler og se, hvor stor en andel af medarbejderne, der matcher de forskellige kompetenceprofiler.

Trin 4

Vurdering af medarbejderens performance ved MUS

Vurderingen af en medarbejders performance ifm. MUS-samtaler har normalt karakter af en dialog om, hvordan medarbejderen er lykkedes med sine opgaver i året, der er gået, og hvilke opgaver der måtte have givet medarbejderen udfordringer. Det er meget sjældent, at medarbejderens performance scores, som tilfældet er med kompetencer.

Vurdering af medarbejderens performance ved PULS

Vurderingen af en medarbejders performance indeholder enten en vurdering af medarbejderens performance i forhold til individuelle performancemål, der er aftalt i forbindelse med medarbejderens seneste udviklingsplan eller en vurdering i forhold til et sæt performanceparametre, som virksomheden anvender i vurderingen af alle medarbejderes performance. Sådanne fælles performanceparametre indeholder typisk performance i forhold til arbejdsindsats, resultater og adfærd.

Mange virksomheder anvender eksempelvis følgende skala ved vurderingen af performanceparametrene:

1. Gives for den meget usikre præstation, der ligger en del under det, der generelt forventes.

2. Gives for den usikre præstation, der ligger lidt under det, der generelt forventes.

3. Gives for den gode, forventede præstation, der lever op til de høje krav, der stilles til medarbejderne i virksomheden.

4. Gives for den udmærkede præstation, der ligger højere end det, der generelt forventes.

5. Gives for den usædvanlige præstation, der ligger væsentlig over det, der generelt forventes.

Der findes dog mange måder at gøre det på, og det er et område som hele tiden er under forandring også afhængig af typen af virksomhed.

GoDialog
De fleste virksomheder, der bruger GoDialog til PULS, anvender en af følgende processer:

1. Medarbejder vurderer egen performance, og lederen foretager på baggrund af dialogen den endelige vurdering.

2. Leder og medarbejder vurderer medarbejders performance uafhængigt af hinanden, hvorefter leder på baggrund af dialogen foretager den endelige vurdering.

3. Leder vurderer, som den første, medarbejders performance, medarbejder vurderer derefter - med kendskab til lederens vurdering - sin performance, hvorefter leder på baggrund af dialogen foretager den endelige vurdering. 

Anvender man kortlægning af medarbejdernes performance, vil HR og ledere få performancestatistikker samt mulighed for at oprette performanceprofiler og se, hvor stor en andel af medarbejderne, der matcher de forskellige profiler.

Trin 5

Ændringer i virksomhedens mål, struktur, opgaver og/eller teknologi

Sker der ændringer i en virksomheds mål, struktur, opgaver, eller står virksomheden over for at skulle omlægge arbejdsgange pga. af ny eller ændret teknologi, vil det ofte betyde, at nogle medarbejdere skal have nye opgaver, måske flytte til en anden enhed, have opdateret deres kompetencer eller have helt nye kompetencer. Det skal medarbejdernes udviklingsplaner afspejle.

Det er derfor vigtigt, at ledelsen inden MUS/PULS informerer om større ændringer og den kompetencestrategi, der måtte være udarbejdet for at geare organisationen til at implementere ændringerne.

Hvis der skal gennemføres større ændringer, vil det være relevant og for mange virksomheder et krav, at samarbejdsudvalg eller et tilsvarende organ medvirker til at udarbejde/revidere en kompetencestrategi med fokusområder, principper og retningslinjer for indsatsen for kompetenceudvikling. Det skal fx overvejes, om der er bestemte faggrupper og/eller enheder, der skal være særlig fokus på.

Det er i forlængelse heraf uhyre vigtigt, at den enkelte leder før udarbejdelsen af en medarbejders udviklingsplan nøje overvejer, hvilken betydning ændringerne kan få for den enkelte medarbejder og dennes kompetenceudvikling. Lederen vil her typisk se det i sammenhæng med behovene for den samlede gruppe medarbejdere, vedkommende fører MUS-samtaler med.

GoDialog
Anvendes GoDialog kan beskrivelsen af ændringer i virksomhedens mål, struktur, opgaver og/eller teknologi og en evt. kompetencestrategi lægges ind som et link på den side, hvor ledere og medarbejdere forbereder sig til MUS-samtale og på den side, hvor udviklingsplanen skal udarbejdes og godkendes.

Trin 6

Medarbejderens bidrag til implementering af virksomhedens strategi

Formålet med at udarbejde udviklingsplaner er at styrke medarbejdernes udvikling og samtidig klæde dem på til at bidrage til, at virksomheden når sine mål. Inden der udarbejdes en udviklingsplan, anbefaledes det derfor, at både ledere og medarbejdere overvejer, hvordan der kan indgås udviklingsaftaler, som understøtter en eller flere af de mål, der indgår i virksomhedens strategi.

GoDialog
Anvendes GoDialog, er det muligt at knytte alle udviklingsaftaler til virksomhedens mål. HR og ledelsen får i givet fald en statistik, som sammenligner i hvilken udstrækning virksomhedens forskellige enheder bidrager til implementeringen af virksomhedens forskellige mål.

Trin 7

Dialogen om medarbejderens og mellemledernes udvikling

Det er meget vigtigt at udarbejdelsen af udviklingsplaner, kompetenceudviklingsplaner og de særlige planer, der skal udarbejdes for arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i en arbejdsmiljøorganisation sker på baggrund af en dialog.

Medarbejderes udviklingsplaner udarbejdes typisk efter den dialog, der finder sted i forbindelse med:

• en MUS-samtale eller en PULS-samtale

• rækken af 1:1 samtaler (og evt. mini-MUS) gennemført i en periode fra 3 til 12 måneder

Formålet med lederens og medarbejders dialog om medarbejderens udvikling er at klæde begge på til at udarbejde medarbejderens udviklingsplan. Det anbefales:

• at lederen i dialogen beder medarbejderen om at vurdere sit behov for og ønsker til egen udvikling

• at lederen med afsæt i virksomhedens mål, i medarbejderens kompetencer og i medarbejderens behov for/ønsker til egen udvikling fortæller, hvad lederen mener, der skal indgå i medarbejderens udviklingsplan.

Mellemlederes udviklingsplaner udarbejdes oftest i forlængelse af den dialog, der indgår i:

• en LUS-samtale eller en Leder til Leder dialog

• en række 1:1 samtaler.

Formålet med lederens og mellemleders dialog om mellemlederens udvikling er at klæde begge på til at udarbejde mellemlederens udviklingsplan. Det anbefales:

• at lederen i dialogen beder mellemlederen om at vurdere sit behov for og ønsker til egen udvikling

• at lederen med afsæt i virksomhedens mål, i en dialog om mellemlederens performance og kompetencer og i mellemlederens behov for/ønsker til egen udvikling fortæller, hvad lederen mener, der skal indgå i mellemlederens udviklingsplan

• at lederen i dialogen om mellemlederens performance skelner mellem mellemlederens personaleledelse, faglige ledelse, driftsledelse og strategiske ledelse.

GoDialog
Hvis I anvender GoDialog, kan I enten selv formulere samtaleemner, der understøttter dialogerne om, hvad der skal indgå i medarbejderes og i mellemlederes udviklingsplaner eller I kan vælge samtaleemner fra GoDialog samtalekatalog. Fx indeholder samtalekataloget samtaleemner, der understøtter dialogen om mellemledernes personaleledelse, faglige ledelse, driftsledelse og strategiske ledelse (se skærmprint).

Trin 8

Dialog om medarbejderens lønudvikling

Der indgår normalt kun en formaliseret dialog om medarbejderens lønudvikling i virksomheder,
som anvender PULS.

Leder og medarbejder har i forbindelse med PULS en dialog om medarbejderens forventning til sin lønudvikling og lederens synspunkter på medarbejderens lønudvikling. Formålet med dialogen er at afstemme forventningerne. De fleste virksomheder har bestemmelser om, at der ikke må indgås aftaler om lønudvikling i forbindelse med dialogen.

GoDialog
Hvis I anvender GoDialog, følger der et samtalekatalog med, der har samtaleemner, der bl.a. understøtter dialogen om medarbejdernes lønudvikling.

HR vil endvidere kunne få en oversigt over de referater, udviklingsplanerne indeholder om medarbejdernes lønudvikling.

Trin 9

Udarbejdelse af udkast til udviklingsplan

Udkast til udviklingsplaner udarbejdes normalt som afslutningen på en MUS- eller LUS-samtale.
Der er dog i de senere år - specielt under nedlukningen ifm. corona -mange eksempler på, at udkast til udviklingsplaner er blevet udarbejdet på baggrund af en række 1:1 samtaler.

MUS
Udviklingsplanerne for en medarbejder indeholder typisk:

et referat, der kan indeholde:

• hovedpunkter fra MUS-samtale

• de hovedindsatsområder, medarbejderen skal fokusere på i det kommende år
  evt. med angivelse af konkrete mål

• medarbejderens karriereønsker.

en kompetenceprofil, der kan indeholde:

• en oversigt over medarbejderens kompetencer med angivelse af kompetenceniveau

• mål for udvikling af en eller flere af kompetencerne

• en oversigt over nye kompetencer, medarbejderen skal have på kort eller lang sigt.

en række udviklingsaftaler, der kan indeholde aftaler om:

• udviklingsaktiviteter

• mål for medarbejderens opgavevaretagelse

• nye opgaver og ændringer i eksisterende opgaver.

For alle udviklingsaftaler angives typisk:

• hvem (leder eller medarbejder) der er ansvarlig for at aftalen gennemføres

• en deadline for, hvornår aftalen skal være gennemført.

PULS

Udviklingsplanerne for en medarbejder indeholder typisk:

et referat, der kan indeholde:

• hovedpunkter fra PULS-samtale

• de hovedindsatsområder medarbejderen skal fokusere på i det kommende år evt. med angivelse af konkrete mål

• leder og medarbejders evt. forskellige synpunkter på medarbejderens lønudvikling

• medarbejderens karriereønsker.

en performanceprofil, der typisk indeholder:

• en oversigt over medarbejderens performanceniveau for en række performanceparametre

• mål for styrkelse af medarbejderens performance

en kompetenceprofil, der kan indeholde:

• en oversigt over medarbejderens kompetencer med angivelse af kompetenceniveau

• mål for udvikling af en eller flere af kompetencerne

• en oversigt over nye kompetencer, medarbejderen skal have på kort eller lang sigt.

en række udviklingsaftaler, der kan indeholde aftaler om:

• udviklingsaktiviteter

• mål for medarbejderens performance

• nye opgaver og ændringer i eksisterende opgaver.

GoDialog
Anvender I GoDialog vil der automatisk blive dannet en udviklingsplan, der kan bestå af:

• Et referatet med en beskrivelse af hovedindsatsområder med evt. karriereønsker
  og om ønsket med medarbejderens rokeringsønsker. Ved PULS indeholder referatet også et referat af leder og medarbejders evt. forskellige synpunkter på medarbejderens lønudvikling

• En kompetenceprofil med kompetencevurderinger og om ønsket tillige leder og medarbejders evt. kommentarer til vurderingen samt mål for medarbejderens kompetenceudvikling

• ·Ved PULS en performanceprofil med performancevurderinger og om ønsket tillige leder og medarbejders evt. kommentarer til vurderingen samt mål for styrkelse af medarbejderens performance

• Alle indgåede udviklingsaftaler og om ønsket en beskrivelse af formålet med at gennemføre aftalen,
  en stillingtagen til, hvordan medarbejderen skal dele den viden, medarbejderen får
  samt den udgift som måtte være forbundet med gennemførsel af aftalen.

Herudover vil der automatisk blive tilføjet bilag, der indeholder:

• de samtaleemner, som leder og medarbejder i deres forberedelse af MUS-samtalen har valgt som særlig vigtige
  at få en dialog om og de kommentarer, de måtte have skrevet til de enkelte samtaleemner

• logbogen fra årets 1:1 samtaler, der indeholder alle samtalenoter

• et aftale-CV, der indeholder alle de aftaler, som medarbejderen har gennemført hen over årene.

Trin 10

Godkendelse af udviklingsplan

Så godt som alle virksomheder har en proces, hvor udviklingsplaner kan udarbejdes af leder eller medarbejder
og skal godkendes af begge parter.
Nogle virksomheder har endvidere en procedure, hvor der kan foretages aflysninger og/eller ændringer i de udviklingsaftaler, der indgår i udviklingsplanen efter, at den er godkendt af både leder og medarbejder.

GoDialog
Anvender I GoDialog vil medarbejderen automatisk få en mail med besked om, at han/hun skal godkende
eller rette sin udviklingsplan, hvis det er lederen, der udarbejder udkastet til udviklingsplanen.
Tilsvarende vil lederen automatisk få en mail med besked om, at han/hun skal godkende eller rette medarbejderens udviklingsplan, hvis det er medarbejderen, der udarbejder udkastet til udviklingsplanen.
Reagerer medarbejder eller leder ikke på en godkendelsesmail, vil de automatisk blive rykket.

Lederen og HR har en oversigt, hvor de medarbejdere, der mangler at godkende deres udviklingsplan er forsynet med et rødt M (se skærmprint).