GODIALOG-MUS STYRKER VIRKSOMHEDENS PRODUKTIVITET FORDI
- Leder og medarbejder bruger mindre tid på MUS-processen.
- HR bruger mindre tid på at følge op på MUS-processen og på at analysere indholdet i udviklingsaftalerne.
- Medarbejderne deler den viden, de får qva udviklingsaktiviteterne med deres kolleger.
- GoDialog understøtter den form for ledelse og medarbejderinddragelse, produktivitetskommissionen anbefaler til offentlige institutioner.
BESPARELSE VED BRUG AF GODIALOG
Forudsætninger:
Tidsbesparelse pr. MUS-proces = 72 min. (se nedenfor)
Gennemsnitsløn ledere = 350 kr./time
Gennemsnitsløn medarbejdere = 220 kr./time
Licens og lønninger er angivet i niveau 2014.
BEREGNINGSFORUDSÆTNINGER
METODE
De tal, der anvendes i business-casen, stammer fra en spørgeskemaundersøgelse, som 42 ledere og 108 medarbejdere, der har afsluttet deres andet MUS-forløb med GoDialog, har svaret på. Deltagerne er blevet bedt om at angive, hvor meget tid de har anvendt på forberedelse, MUS-samtalen og opfølgningen før og efter ibrugtagning af GoDialog. De er endvidere blevet bedt om at notere årsagen til de forskelle i tidsforbruget, de måtte have oplevet.
Opgørelserne over tidsforbrug til papirbaseret MUS er sammenholdt med en undersøgelse, der er foretaget i 2006 for Foreningen af Personalechefer i Danmark (i dag Dansk HR).
TIDSFORBRUG TIL PAPIRBASERET MUS
Dansk HR's undersøgelse af MUS med funktionærer viser, at både ledere og medarbejdere i gennemsnit anvender 5 timer pr. MUS-forløb, fordelt på:
- 1 time til forberedelse.
- 2 timer til selve samtalen.
- 1 time til udarbejdelse af udviklingsplan og opfølgning på indgåede aftaler.
Vores undersøgelse viser, at ledere i gennemsnit anvender 2 timer og 40 minutter pr. MUS-forløb og medarbejdere 2 timer og 35 minutter. Vores undersøgelsen viser således:
- At ledere i gennemsnit anvender 35 minutter på forberedelsen og medarbejdere 42 minutter.
- At selve samtalen i gennemsnit varer 1 time og 25 minutter, der dækker over en stor spredning.
- At lederne i gennemsnit bruger 40 minutter på at udarbejde og følge op på udviklingsplaner og at medarbejderne anvender 28 minutter herpå.
TIDSFORBRUG TIL MUS MED GODIALOG
Målinger af tidsforbruget til MUS ved anvendelse af GoDialog viser følgende:
1. Forberedelsen
Ledere og medarbejdere sparer hver især 8 minutter på ikke at skulle lede efter samtalenoter og udviklingsplan fra forrige MUS, fordi disse automatisk overføres til det nye samtaleskema i GoDialog.
Lederne anvender til gengæld 10 minutter mere på selve forberedelsen. Det skyldes, at lederen ved indkaldelsen til MUS skal klikke på de samtaleemner, som lederen særligt ønsker at drøfte med medarbejderen og eventuelt tilføje kommentarer. Medarbejdernes tidsforbrug til selve forberedelsen ændres ikke.
I gennemsnit spares der således 6 minutter (8+8-10) på forberedelsen til hver MUS-samtale, når man anvender GoDialog.
2. Samtalen
Længden af selve samtalen ændres ikke ved overgang til GoDialog. Ledere og medarbejdere der brugte halvanden time på papirbaseret MUS anvender efter ibrugtagning af GoDialog også halvanden time, ligesom dem der kun brugte 45 minutter fortsætter med de korte samtaler, efter de har taget GoDialog i anvendelse.
3. Opfølgning
Udarbejdelse af udviklingsplan og referat: Tiden til at udarbejde en udviklingsplan og referat, herunder sikre godkendelse og journalisering, reduceres med 13 minutter. Det skyldes, at man ved anvendelse af GoDialog ved afslutningen af samtalen i fællesskab på meget simpel vis opretter/tilretter udviklingsaftaler og referat, som automatisk samles i et PDF-dokument, der indeholder godkendelsesdato, lederens navn, medarbejderens basisdata (navn, fødselsdato, faggruppe, enhed), nye udviklingsaftaler og referat.
Opfølgning på indgåede aftaler: Ledere og medarbejdere bruger i gennemsnit 20 minutter mindre på at følge op på aftaler. Det skyldes:
- At GoDialog afsender automatiske remindere til den, der ansvarlig for en aftale med direkte links til at følge op på aftalen.
- At GoDialog har en funktion, hvor medarbejderne (og ledere) reducerer listen over udestående aftaler ved med enkelte klik at angive, at en aftale er gennemført og ændre deadline på aftaler, som skal udskydes.
I gennemsnit spares der således 66 minutter (13+13+20+20) på opfølgningen af hver MUS-samtale, hvis man anvender GoDialog.
Samlet tidsbesparelse
Den gennemsnitlige tidsbesparelse ved at overgå fra papirbaseret MUS til GoDialog vurderes således at være 72 minutter (8+66) pr. MUS.
Opgørelsen er naturligvis behæftet med usikkerhed. Her skal blot nævnes:
- At respondenternes angivelse af deres tidsforbrug til papirbaseret MUS forudsætter, at de kan huske, hvordan deres MUS-proces forløb for 14 måneder siden.
- At de organisationer, som vælger at anvende GoDialog, har alt andet lige en mere offensiv HR-politik end andre organisationer og en relativ stor funktionærandel.
- AT den sparede tid ganges med ledere og medarbejderes gennemsnitlige løn for at beregne værdien. En sådan værdifastsættelse forudsætter, at alle anvender den sparede tid på at løse flere opgaver eller samme opgaver med højere kvalitet.
